Innkalling til årsmøte

Dette står i malen

• Innkallingen: dato, tid og sted (eller lenke til digitalt møte), hvem som har stemmerett, og fristen for forslag fra medlemmene.
• Sakslisten: de sakene de fleste årsmøter har, nummerert, med en kolonne for vedlegg og styrets innstilling.
• Innkomne forslag: en tabell per forslag med hvem det er fra, teksten og styrets innstilling.
• Valg: vervene med valgkomiteens innstilling og hvor lenge hver velges for.

Det som står i [klammer], er hjelpetekst. Skriv over den, og slett det dere ikke trenger. Malen er vanlig Word og kan åpnes i Google Dokumenter, Pages og LibreOffice.

En vanlig saksliste

Mange lag bruker omtrent de samme sakene, i denne rekkefølgen. NIFs lovnorm for idrettslag har en lignende liste. Vedtektene deres kan ha flere eller andre saker.

1. Godkjenne de stemmeberettigede
2. Velge dirigent, referent og to til å signere protokollen
3. Godkjenne innkallingen og sakslisten
4. Årsmeldingen for fjoråret
5. Regnskapet, med revisors eller kontrollutvalgets beretning
6. Innkomne forslag
7. Kontingent
8. Budsjett
9. Valg

To utsendelser: innkallingen og sakspapirene

Mange lag sender to ganger. Først selve innkallingen, med dato, sted og fristen for forslag. Når fristen er ute og styret har behandlet forslagene, sendes sakslisten med alle papirene: årsmeldingen, regnskapet, forslagene med styrets innstilling, budsjettet og valgkomiteens innstilling. Malen har begge delene; send første side først, og resten når den er fylt ut.

Hvor lang tid før årsmøtet hver av dem skal ut, står i vedtektene. Tidsplanen for årsmøtet regner ut datoene fra møtedatoen, også når valgkomiteen bør begynne og regnskapet bør til revisor. Årsmeldingen kan skrives i malen for årsmelding.

Malen er et hjelpemiddel, ikke juridisk råd. Fristene, hvem som har stemmerett, hvordan innkallingen skal sendes og hvilke saker årsmøtet skal behandle, står i vedtektene til laget.

Tips til innkallingen

• Skriv fristen for forslag som en dato, ikke «to uker før». Da slipper medlemmene å regne.
• Si hvor papirene kommer: på e-post, på nettsiden eller i klubbhuset. Det er der medlemmene ser etter.
• Digitalt eller hybrid møte: skriv lenken og hvordan man stemmer, og sjekk at vedtektene åpner for det.
• Gjenbruk fjorårets: samme oppsett hvert år gjør det lett for både styret og medlemmene.

Benkeforslag på årsmøtet

Et benkeforslag er et forslag som legges fram i selve møtet, i stedet for å sendes inn før fristen og stå i sakspapirene (Store norske leksikon). På årsmøter er de vanligst i to former: en endring av et forslag som allerede står på sakslisten, og en kandidat til et verv som valgkomiteen ikke har innstilt.

Om og når benkeforslag er lov, er ulikt fra lag til lag. Mange vedtekter sier at årsmøtet bare kan behandle saker som står på sakslisten, så en helt ny sak må vente til neste år eller et ekstraordinært årsmøte. Endringsforslag og kandidater fra salen er ofte lov. Sjekk vedtektene, og bestem på forhånd:

• Hva som er lov: skriv det i innkallingen, ved siden av fristen for forslag, så ingen blir overrasket i møtet.
• Skriftlig: be om at benkeforslag leveres skriftlig til dirigenten, med navnet på den som foreslår. Det gjør det lettere å stemme over riktig tekst og å skrive protokollen.
• Rekkefølgen: dirigenten sier før avstemningen hvilke forslag som foreligger og hvilket det stemmes over først.
• Valg: skal salen kunne foreslå kandidater, trenger dirigenten stemmesedler med plass til flere navn enn valgkomiteens.

Dette er vanlig praksis, ikke juridisk råd. Hva laget deres tillater, står i vedtektene og i forretningsordenen årsmøtet vedtar.

Årsmøtet er én dato i et helt år

Innkallingen kommer igjen hvert år, sammen med valgkomiteen, regnskapet, årsmeldingen, styremøtene og alt det andre styret gjør. Legg alle datoene inn i et årshjul, så vet også neste styre når arbeidet skal begynne. Start med eksemplet for styrearbeid eller idrettslag, bytt ut aktivitetene med deres egne, og last ned hjulet som PDF i A3 og A4. Det er gratis å lage og se hjulet. Filene uten vannmerke koster 199 kr én gang, og dere kan endre og laste ned på nytt i 12 måneder.

Når det nye styret er valgt, hjelper sjekklisten for overlevering til nytt styre.