Årshjul for bedriften

Bedriftens år måned for måned

Et forslag for en liten eller mellomstor bedrift med kalenderår som regnskapsår. Flytt aktivitetene etter deres egen plan:

Når	HMS og personal	Økonomi og marked
Januar	Handlingsplan for HMS, mål for året til de ansatte	Skattetrekk 15.1, aksjonærregisteroppgaven 31.1, markedsplan
Februar	Medarbeidersamtaler starter	Årsregnskapet for fjoråret
Mars	Vernerunde, lønnsoppgjør	Skattetrekk 15.3, kundeundersøkelse
April	Ferieønsker inn	Kvartalsrapport 1
Mai	Risikovurdering, ferieplanen klar	Skattetrekk 15.5, skattemeldingen 31.5
Juni	Brannøvelse, sommervikarer får opplæring	Generalforsamling (AS senest 30.6)
Juli	Fellesferie	Skattetrekk 15.7, årsregnskapet til Regnskapsregisteret 31.7
August	Oppstart etter ferien, sommerfest	Halvårsrapport, høstkampanjen planlegges
September	Vernerunde	Skattetrekk 15.9, budsjettrammer for neste år
Oktober	Medarbeiderundersøkelse, førstehjelpskurs	Kvartalsrapport 3, budsjettforslag
November	Brannøvelse	Skattetrekk 15.11, Black Friday, budsjettet vedtas
Desember	Årsrapport for HMS, julebord	Julehilsen til kunder, mål for neste år

Tabellen er et forslag til hvordan året kan se ut, ikke en oversikt over hva loven krever. Fristene for skatt og regnskap finner dere hos Skatteetaten og Brønnøysundregistrene; når en frist faller på en helg, flyttes den til neste virkedag. Hjulet viser bare det dere skriver inn.

Fire ringer som passer de fleste bedrifter

• HMS: handlingsplanen, vernerunder, risikovurdering, brannøvelser, førstehjelp og årsrapporten.
• Personal: medarbeidersamtaler, lønnsoppgjør, ferieplan, medarbeiderundersøkelsen og sosiale tiltak.
• Økonomi: terminene for skattetrekk, årsoppgjøret, rapportene og budsjettet for neste år.
• Marked og salg: markedsplanen, kampanjene, messene og kundeundersøkelsen.

Har dere flere områder, som kvalitet, IT eller beredskap, legger dere dem til som egne ringer. Hjulet har plass til fem.

Ett hjul for hele bedriften, eller ett per område

I en liten bedrift holder det ofte med ett hjul som henger på pauserommet og ligger i personalhåndboken. Når bedriften blir større, får hvert område gjerne sitt eget hjul med flere detaljer, og hovedhjulet viser bare de store linjene. Vi har eksempler for hvert område:

• HMS-årshjul med vernerunder, risikovurdering og brannøvelser, og årshjul for arbeidsmiljøutvalget.
• HR-årshjul med medarbeidersamtaler, ferie og lønnsoppgjør, og årshjul for tillitsvalgte.
• Frister for årsoppgjøret med dato og ukedag, og styrets årshjul i aksjeselskap.
• Strategisk årshjul for ledergruppen med strategisamling, kvartalsrapporter og budsjettprosess.
• Årshjul for markedsføring med alle handelsdagene, og kommunikasjonsårshjul.
• Informasjonssikkerhet, beredskap og øvelser og miljøarbeid og Miljøfyrtårn.

Slik får dere hjulet i bruk

Start med det dere allerede gjør hvert år. Ta fram fjorårets kalender og skriv opp alt som kom igjen: møter, frister, kurs og fester. Én linje per aktivitet, med dato, uke eller måned først, som «15.3 Skattetrekk», «uke 12 Vernerunde» eller «oktober Medarbeiderundersøkelse». Lim listen inn i verktøyet og fordel den på ringene. Ukenummer og helligdager tegnes inn av seg selv.

Gå gjennom hjulet på det første personalmøtet i januar. Da vet alle når det er vernerunde, når ferieønskene skal inn og når budsjettet lages, og den som er ny, ser hele året på ett ark.

Tips

• Skriv hvem som har ansvaret etter aktiviteten, som «mars Vernerunde (verneombud)».
• Heng A3-utgaven på pauserommet, og legg PDF-en i personalhåndboken eller på intranettet.
• Kalenderfilen legger alle datoene inn i Outlook eller Google Kalender for de ansatte.
• Hjulet koster 199 kr én gang og betales med kort, Apple Pay eller Google Pay, uten konto og uten abonnement. Kvitteringen ligger klar for regnskapet. Vi sender ikke faktura eller EHF.