Overlevering til nytt styre

Sjekklisten etter årsmøtet

Gå gjennom listen på et overleveringsmøte der både det gamle og det nye styret er med. Kryss av, og skriv navnet på den som tar hver oppgave.

Når	Hva
Samme uke	Protokollen fra årsmøtet signeres og sendes til medlemmene. Den trengs til registeret og banken.
Første styremøte	Konstituerende styremøte: hvem er leder, nestleder, kasserer og sekretær, og hvem gjør hva.
Innen to uker	Det nye styret meldes til Brønnøysundregistrene.
Innen to uker	Banken: ny disponent, nettbank og kort til kassereren. Tilgangen til dem som gikk ut, fjernes.
Innen en måned	Passord og tilganger, nøkler, styreperm og arkiv overleveres.
Innen en måned	Forsikringer, avtaler og frister gjennomgås og legges i årshjulet.

Brønnøysundregistrene

Endringer i styret meldes med samordnet registermelding i Altinn. Ha fødselsnummer og etternavn klart for alle styremedlemmer og varamedlemmer, og den signerte protokollen for hånden. De nyvalgte bekrefter vervet sitt ved å signere i skjemaet.

Knytt signaturretten til roller, for eksempel «styreleder og ett styremedlem i fellesskap», ikke til navn. Da slipper dere å endre den hver gang noen byttes ut.

Sjekklisten er et hjelpemiddel, ikke juridisk råd. Skjemaet i Altinn og vedtektene deres gjelder.

Det som ofte blir glemt

• Passord og tilganger: e-postkontoen til laget, nettsiden og domenet, sosiale medier, medlemssystemet og betalingsløsninger. Bytt passord når noen går ut, og ha minst to personer med tilgang.
• Nøkler og utstyr: nøkler til lokaler, boder og postkasse, og en liste over hvem som har dem.
• Styreperm og arkiv: vedtekter, protokoller, regnskap og årsberetninger for de siste årene. Neste årsmelding kan skrives i malen for årsmelding.
• Forsikring og avtaler: forsikring, leieavtaler og sponsoravtaler, med datoen de fornyes eller kan sies opp.
• Medlemsregisteret: hvem som har tilgang, og at de som gikk ut, ikke har det lenger.
• Søknader og rapporter: tilskudd fra kommunen, momskompensasjon og andre frister som kommer igjen hvert år.

Årshjulet er overleveringen av resten

Sjekklisten tar seg av det som skjer én gang. Alt som skjer hvert år, hører hjemme i et årshjul: styremøter, frister for søknader, dugnader, arrangementer, fornyelse av avtaler og neste årsmøte. Det gamle styret vet når ting skjer; skriv det ned før de går.

Start med eksemplet for styrearbeid, bytt ut aktivitetene med deres egne, og send PDF-en til det nye styret før første møte. Det er gratis å lage og se hjulet. Filene uten vannmerke koster 199 kr én gang, og dere kan endre og laste ned på nytt i 12 måneder. Datoene før neste årsmøte regner tidsplanen for årsmøtet ut for dere.

Egne forslag til hele året står på årshjul for borettslag, årshjul for FAU og årshjul for idrettslaget.